Spring naar inhoud

Je data succesvol de cloud in

Begin volgende maand gaat mijn school gebruik maken van de mogelijkheden van Microsoft SharePoint. Alle bestanden, die nu nog op een lokale server staan, gaan dan de cloud in. De migratie naar SharePoint roept de vraag op: hoe begeleid ik mijn team hierin? Het is ook meteen een goede gelegenheid om na te denken over wat we allemaal op onze server hebben staan. Welke bestanden gebruiken we, welke bestanden willen we bewaren en welke bestanden kunnen weg? Hieronder beschrijf ik zes tips voor een succesvolle migratie de cloud in. Dit kan naar SharePoint zijn, maar deze tips gelden ook voor andere cloud-opties.

Tip 1: Informeer tijdig het team en begeleid ze
De overgang van een lokale server naar een SharePoint-site is een behoorlijk ingrijpende verandering voor het team. Er verandert veel aan de manier hoe collega's met hun bestanden om moeten gaan. Vooral voor de minder ICT-vaardige collega's is deze verandering groot (een vaak zelfs angstaanjagend). Het is dan ook belangrijk dat zij geleidelijk aan het idee kunnen wennen. Agendeer de migratie daarom regelmatig op vergaderingen. Doe dit al minstens een half jaar voor de migratie. Tijdens deze momenten leg je uit wat de migratie inhoudt en benoem je de voordelen hiervan.

Tip 2: Ga niet uit van de bestaande situatie, maar kijk naar wat je wil
Op de meeste servers is de hoeveelheid digitale informatie overweldigend. Er is door de jaren heen een wirwar aan mappen en bestanden ontstaan. Daarnaast zijn er persoonlijke en groepsdocumenten door elkaar geraakt. Het overzicht is weg. Natuurlijk kan je er voor kiezen om de huidige structuur te behouden en dit in zijn geheel te uploaden naar SharePoint. Maar klagen er nu al mensen over dat het onoverzichtelijk is? De vervuiling zal met de tijd alleen maar erger worden en het overzicht minder! Dit is dus eigenlijk geen optie. Er moet een nieuwe indeling komen. Gelukkig biedt SharePoint een grote flexibiliteit als het gaat om lees- en schrijfrechten. Hierdoor is het mogelijk een structuur neer te zetten, die strakker georganiseerd is en dus minder snel zal vervuilen.

Tip 3: Zorg dat je zicht hebt in de verschillende wensen
Een nieuwe structuur opzetten voor alle informatie van je server is geen geringe klus. Iedereen binnen het team heeft wel een mening over wat een handige indeling is vanuit zijn of haar functie. Om een voorbeeld te noemen: misschien willen de leerkrachten de groepsplannen in hun groepsmap hebben staan, terwijl de intern begeleiders juist graag alle groepsplannen bij elkaar willen houden voor het overzicht.
Inventariseer alle wensen en sta open voor ideeën. Soms heb je iets over het hoofd gezien en dan is het fijn dat collega's mee denken. Het voordeel is, dat collega's meteen betrokken worden bij het migratieproces. Het wordt dus ook 'hun' migratie.

Een uitdraai van de mappen op een server

Tip 4: Gebruik de expertise van collega's
Als ICT-coördinator heb je maar beperkt zicht op alle bestanden op de server. Op de server staan bestanden van de directie, de intern begeleiders, de gymleerkracht, de verschillende groepen, enz. Ik werk op een brede buurtschool met een leerkansenprofiel in de binnenstad van Den Haag, dus er zijn ook nog bestanden van de logopediste, de schoolmaatschappelijk werkster, de fysiotherapeute, de coördinator naschoolse activiteiten en anderen. Kortom: heel veel bestanden waarvan ik echt niet weet wat het is.
Je hoeft dit niet allemaal zelf uit te zoeken voor de migratie naar SharePoint. Iedere verantwoordelijke kan zijn of haar documenten zelf structuren en klaarzetten voor de migratie.

Tip 5: Begeleid je collega's in het gebruik van de cloud
Na de daadwerkelijk migratie, het succesvol uploaden van de bestanden, kun je even opgelucht adem halen. Nou ja, even dan, want de migratie is tot nu toe alleen technisch gelukt. Om de migratie succesvol te laten verlopen, moeten nu al je collega's er mee kunnen werken. Terwijl jij al heel lang met dit proces bezig bent, is dit waarschijnlijk voor veel collega's nu pas de eerste keer dat ze met SharePoint werken. Dit is het moment dat collega's begeleid moeten worden in het gebruik van SharePoint. En of zij de migratie succesvol vinden, is afhankelijk of ze er uiteindelijk mee kunnen werken of niet.

Tip 6: Vier ieder succes met elkaar
De migratie is spannend voor iedereen. Wil je het leuk maken, vier dan iedere keer dat er iets lukt. De nieuwe structuur, het overzetten van de bestanden, de eerste week dat er mee gewerkt wordt en wanneer SharePoint werkelijk in de organisatie een vanzelfsprekendheid is. Leg de nadruk op wat iedereen samen heeft bereikt. Organiseer die week een borrel, deel een klein presentje uit of houd een ludieke speech. Doe in ieder geval iets om er aandacht aan te schenken en spreek je waardering uit voor iedereen die met de migratie te maken heeft (gehad).

Ten slotte
De migratie naar SharePoint van mijn school doe ik niet alleen. Vanuit het stafbureau heeft mijn school ondersteuning van Remko Boers en Maurits Knoppert. Ook nu zeg ik weer: het is als ICT-coördinator fijn om een netwerk van bekwame mensen om je heen te hebben.

2 gedachten over “Je data succesvol de cloud in

  1. Pingback: Inzicht in een directorystructuur – Esmoreit.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *