Spring naar inhoud

ICT-ondersteuning wanneer het je uitkomt!

Het is misschien wel de belangrijkste taak van de digicoach (of ICT-coördinator): je collega's ondersteunen in het gebruik van de beschikbare digitale middelen. Soms organiseer ik hiervoor een training of een workshop voor (een deel van) mijn team. Maar dat is zeker niet genoeg om alle vragen van collega's te beantwoorden. Soms wil een collega even op weg worden geholpen. Er zijn altijd vragen tussendoor. Hoe organiseer ik dat?

Afgelopen jaar schreef ik iets over hoe ik mijn ICT-bezigheden plan. Dat ging vooral over het overzicht houden op alles waarmee ik bezig ben. Microsoft OneNote is nog steeds de tool die ik daar dankbaar voor gebruik. Nu zal ik dieper ingaan op het inplannen van hulp voor collega's. Daarvoor maak ik onderscheid in de volgende twee vormen van hulp:

  1. Hulp aan (een deel van) het team
  2. Hulp aan individuele collega's

Hulp aan (een deel van) het team is eigenlijk het makkelijkst te plannen. Ik heb dan een grote groep tegelijk, dus dit zet ik altijd ruim van te voren in de agenda. Op die manier heb ik voldoende tijd om de training voor te bereiden en kunnen mijn collega's er rekening mee houden tijdens het plannen van hun andere afspraken.

Hulp aan individuele collega's ligt anders. Collega's spreken je aan wanneer het hen uitkomt. Dit kun je op verschillende manieren benaderen. Ik kies voor het volgende:

  1. Directe hulp (minder dan 5 minuten)
  2. Laten inplannen in mijn agenda via Microsoft Bookings

In het eerste geval gaat het om hulp, die ik direct kan bieden. Voorwaarden zijn dat ik geen les aan het geven ben en dat het een probleem is, dat ik 'met een paar klikken van de muis' met hen kan oplossen. Niet langer dan ongeveer 5 minuten dus.

In het tweede geval gaat het om hulp, waarbij het me meer tijd kost. Een probleem waar ik tegenaan liep, was dat het lastig was om een afspraak te plannen. Voor het plannen moest er al onderling overleg plaatsvinden en dat vond ik zonde van onze tijd. Om dit probleem op te lossen heb ik nu een pagina ingericht in Microsoft Bookings met de gegevens wanneer ik beschikbaar ben. Op de Bookingspagina kunnen collega's aangeven welke hulp zij willen en op welk moment. Mijn collega's plannen dus de hulp, die zij willen hebben, in mijn agenda!

Het voordeel van Bookings is dat het onderdeel van Microsoft Office 365 is, waardoor het mijn agenda respecteert. Dat wil zeggen, dat mijn collega's dus nooit een afspraak kunnen maken, wanneer ik in mijn agenda al een afspraak heb staan. Daarnaast biedt Bookings ook nog andere mogelijkheden, waaronder:

  • Buffertijd plannen ter voorbereiding en afronding van de afspraken
  • Verschillende services aanbieden, zodat je al zicht hebt op wat voor hulp collega's willen
  • De mogelijkheid om meerdere medewerkers in dezelfde Bookings op te nemen, om bijvoorbeeld verschillende leden van een werkgroep hulp te laten bieden
  • Automatisch een herinneringsmail laten versturen

Op mijn school maken we veelvuldig gebruik van Microsoft Teams. Een van de kanalen van ons team voor docenten is 'ICT support'. De webpagina van Bookings is als tabblad toegevoegd. Dat maakt het inplannen van hulp voor mijn collega's extra gemakkelijk.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.